Privacy Statement

Inleiding

Verax Oil BV (hierna: “wij”) verwerkt persoonsgegevens van haar directie, personeel, sollicitanten en andere contactpersonen. Wij doen dit om de volgende redenen: Wettelijke voorschriften, dit geldt met name voor personeel gerelateerde gegevens. Overige gegevens worden vastgelegd in verband met het onderhouden van contacten middels mail, post of anderszins ontvangen gegevens.

Door uw persoonsgegevens aan Verax Oil BV te verstrekken gaat u ermee akkoord dat Verax Oil BV uw gegevens overeenkomstig de Privacyverklaring gebruikt.

In dit privacy statement leggen we uit waarom en op welke manier we uw persoonsgegevens verwerken. Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming (FG), maar we helpen u graag met uw vragen. Hiervoor kunt u contact opnemen via info@verax-oil.nl of 0172-496930 Hazelaarstraat 20 2404 VR Alphen aan den Rijn

Dit privacy statement ziet toe op al onze verwerkingen – ook indien we samen met andere partijen persoonsgegevens en opdrachten verwerken (bijvoorbeeld in het geval van uitbesteding van logistiek en opslag). Onze gegevensverwerking is niet aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) aangezien wij geen gegevens verwerken welke onder artikel 31 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Personeel en voormalig personeel;
Voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, geslacht, e-mailadres, betaalgegevens, functietitel, foto’s, Burger Service Nummer, contact gegevens in geval van nood, genoten opleidingen en behaalde diploma’s.

Sollicitanten;
Voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, geslacht, e-mailadres, interessegebieden, functietitel, foto’s, Burger Service Nummer, genoten opleidingen en behaalde diploma’s.

Andere Contacten;
Voor- en achternaam, huisadres, afleveradres, telefoonnummer, e-mailadres. Andere gegevens houden we slechts bij indien de contacten deze informatie zelf aan ons verstrekken, dan wel met hun toestemming door anderen aan ons verstrekte informatie. Wij gaan zelf niet actief op zoek naar aanvullende informatie op internet of social media met het doel deze te verwerken.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Wettelijke verplichtingen
Een belangrijk deel van onze verwerkingen is wettelijk verplicht. Hierbij gaat het vooral om persoonsgegevens die nodig zijn om aan onze belastingplicht te voldoen en aan de plicht om bepaalde gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. Maar het kan bijvoorbeeld ook zijn dat we in het geval van calamiteiten bij Verax Oil BV persoonsgegevens verwerken.

Nieuwsbrieven en mailings
Men kan zich bij ons aanmelden voor incidentele nieuwsbrieven. Soms gepersonaliseerd, en soms niet. Als u geen nieuwsbrieven wilt ontvangen, dan kunt u zich in iedere mail laten uitschrijven.

Bijzondere gegevens
Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens, namelijk het geslacht en indien ons verstrekt foto’s. Geslacht verwerken we om u aan te kunnen spreken met ́mevrouw ́ of ́meneer ́. Foto ́s verwerken we voor interne communicatie. Deze verwerkingen zijn altijd vrijwillig en worden (uiteraard) niet voor andere doeleinden gebruikt. Ook hiervoor geldt: als u vragen hebt dan horen we het graag!

Rechten van betrokkenen

Onder de AVG heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons uiterste best om hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Heb u tips of opmerkingen? Laat het ons dan weten! Om van u rechten gebruik te maken kun u contact met ons opnemen via info@verax-oil.nl of 0172-496930.

Informatie en inzage

Uiteraard kunt u inzien welke persoonsgegevens we van u verwerken. We vertellen u dan ook graag meer over het hoe en waarom we die gegevens verwerken.

Rectificatie: Hebt u het idee dat we verkeerde gegevens van u hebben? Laat het ons dan weten, dan passen we het aan.
Vergetelheid: U kunt de persoonsgegevens die wij van u hebben verwijderen. Het kan zijn dat we voor andere doeleinden (administratie of ontdubbelen bijvoorbeeld) die gegevens dan nog wel moeten verwerken.
Beperking: Hebt u het idee dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun u die verwerking ook laten beperken.
Bezwaar (verzet): voor de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u bezwaar indienen. Gaat het om marketing? Dan zullen we die verwerking zo snel mogelijk beëindigen.
Overdraagbaarheid: Dit is een nieuw recht onder de AVG om uw persoonsgegevens over te (laten) dragen. Mocht u hier gebruik van willen maken, neem dan even contact met ons op.

Daarnaast kun u ook:

Toestemming intrekken: bijvoorbeeld voor het ontvangen van mailings. Als u toestemming voor een andere verwerking wil intrekken, kunt u contact met ons opnemen.
Klacht indienen bij de AP: Denkt u dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving? Dan horen we dat natuurlijk graag. U kunt hierover na 25 mei 2018 ook een klacht indienen bij de AP.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, meer expliciet kan hierover gezegd worden:

• Voor personeelsgegevens hanteren wij de wettelijke termijn welke hiervoor staat
• Informatie over sollicitanten welke niet in dienst komen, wordt gedurende 2 jaar bewaard en daarna vernietigd. Op verzoek van een sollicitant zullen de gegevens eerder verwijderd worden.
• Van andere contacten wordt informatie bewaard zolang dit nodig wordt geacht voor de bedrijfsvoering. Op verzoek van een contact zullen de gegevens eerder verwijderd worden.

Grondslagen van de verwerkingen

Zoals hierboven toegelicht verwerken wij sommige gegevens voor het uitvoeren van een wettelijke plicht, sommige voor het uitvoeren van een overeenkomst (bijvoorbeeld een opslag en logistiek) en andere voor het uitvoeren van het gerechtvaardigd belang van Verax Oil BV: het uitoefenen van ons bedrijf. Wil u meer weten over de afweging die wij bij het gerechtvaardigd belang maken dan weet u ons te vinden! Tot slot verwerken we sommige gegevens met uw toestemming: dit gaat met name over informatie welke aan ons door u of met uw toestemming is verstrekt.

Derde ontvangers

Wij delen uw gegevens nooit met marketing bedrijven of voor andere commerciële doeleinden. Soms zijn we wettelijk verplicht om persoonsgegevens aan derden te verstrekken; zoals de Belastingdienst, tevens verstrekken wij informatie aan bedrijven welke: 1. Onze salaris administratie voeren; 2. Onze verzuim- en pensioenverzekeringen uitvoeren; 3. Onze ARBO diensten uitvoeren.

Verder zullen we alleen gegevens aan derden verstrekken als we daarvoor uw uitdrukkelijk toestemming hebben gekregen.

Websites

Op de website van Verax Oil BV is het mogelijk om persoonlijke informatie achter te laten, deze informatie zal slechts gebruikt worden voor het aangegeven doel en zal niet met andere bedrijven gedeeld worden, tenzij dit het aangegeven doel is.

Cookie statement

Onze website maakt thans geen gebruik van Cookies om persoonsgegevens te verzamelen.

Alphen aan den Rijn, 25 mei 2018